Как управлять удалёнными сотрудниками: советы из практики

20 июня 2016

Если какой-то проект терпит фиаско, тут одно из двух – либо сама идея была неудачной, либо её реализация. Поэтому этот пост я тоже разделю на две части.

Часть первая: Идея

Сама по себе идея перевести персонал на удалёнку – вполне разумна. На рынке труда сформировался целый пласт соискателей, принципиально ориентированных на работу из дома. И кризис этому только способствует. Так что у вас есть шанс не только сократить расходы на команду, но и усилить её квалифицированными специалистами из других городов. Например, один из наших новосибирских клиентов давно сотрудничает с дизайнером из Санкт-Петербурга. Да и для нашего агентства удалёнка – вещь актуальная. HR – преимущественно женская профессия, и бывают случаи, когда сотрудницы уходят в декрет или переезжают вслед за мужем в другой город. Порой выгоднее продолжать работать с ними, но уже дистанционно.

Итак, прежде чем воплощать свою идею об удалённой работе, стоит проработать несколько ключевых вопросов:

Оцените экономический эффект

Подсчитайте, сколько стоит содержание одного рабочего места в офисе, и сравните с затратами на удалённого сотрудника. Важно учитывать все возможные статьи расходов, а не только зарплату.

Оцените, каких сотрудников реально можно перевести на удалёнку

Это зависит и от характера работы, и от личных качеств самого человека. Чтобы оценить возможность перевода с точки зрения функционала – подумайте, для каких обязанностей требуется личное присутствие сотрудника в офисе. Вы удивитесь, насколько таких обязанностей мало. Ну, а чтобы понять, способен ли человек самостоятельно организовать рабочий процесс – попробуйте, чтобы он поработал из дома 1 день в неделю, потом 2-3, потом – решайте, готов ли он трудиться полностью на удалёнке.

Чувствуйте разницу между фрилансерами и удаленными сотрудниками

Фрилансер – вольный наёмник, который работает параллельно над несколькими проектами. Стоит появиться заказчику, который платит больше вас – и его приоритеты могут резко поменяться. Поэтому таких специалистов и привлекают в основном для штучной работы. Удаленный же работник ничем не отличается от обычного, кроме того, что вы не видите его заспанную физиономию на пороге вашего офиса каждое буднее утро. В остальном – он такой же штатный сотрудник. С ним даже можно заключить полноценный договор о дистанционной работе (ст. 312 ТК РФ).

Часть вторая: Реализация

Есть мнение, что многих людей работа из дома расхолаживает, их продуктивность начинает падать, так что работа с «удалёнщиками» – настоящее испытание для ваших управленческих навыков.

Этот постулат в корне не верен. Наоборот, управлять удаленным офисом даже проще, чем обычным. Достаточно соблюдать основные принципы:

Оценивайте работу по результату, а не по затраченному времени

Порой это настоящий мировоззренческий сдвиг – как для самих работников, так и для работодателей. Если правильно выстроить рабочий процесс и систему мотивации, то удалённый сотрудник будет работать даже быстрее и эффективнее, чем офисный. Потому что ему нет нужды «копать от забора и до обеда», а есть реальный стимул сделать работу быстро и качественно. Главное – чтобы показатели эффективности были конкретными, измеримыми и учитывали специфику профессии. Например, объем работы продажника можно измерять количеством звонков и встреч, диспетчера – количеством обработанных заявок, и так далее.

Фиксируйте весь рабочий процесс

Сохраняйте не только переписки по электронной почте или в чате, но и ведите запись телефонных переговоров, переговоров по скайпу. Это полезно для контроля качества работы с клиентами, а также может пригодиться при разборе спорных ситуаций.

Используйте систему ежедневных отчетов

Мы, например, используем сервис GoogleDocs. Каждому рассылаются задачи на день, а вечером собираются отчеты с комментариями сотрудника и руководителя.

Дайте сотрудникам почувствовать себя частью команды

Постарайтесь создать единую виртуальную рабочую среду, в которой было бы налажено взаимодействие между всеми членами и подразделениями команды – бухгалтерией, отделом маркетинга, кадровой службой, и так далее. Не довольствуйтесь электронной почтой и телефоном. Помимо них, есть множество инструментов, с помощью которых можно объединить ваших удалённых сотрудников, дать им возможность обсуждать рабочие вопросы так же быстро и легко, как в реале. Мегаплан, Битрикс24, Microsoft Project, Team Viewer, сетевые сервисы Google, конференции в скайпе – этот список можно продолжать долго.

А как складываются отношения с удалёнкой у вас? Какими фишками пользуетесь, чтобы повысить её эффективность?